Krok 1. Dopasuj prawidłowy ton wiadomości
W przypadku tworzenia e-maila biznesowego bardzo ważną kwestią jest zidentyfikowanie odbiorców i jasne określenie charakteru wiadomości. Twój ton będzie zmieniał się w zależności od tego do kogo i dlaczego piszesz. Przykładowo, możesz użyć formalnego sposobu adresowania wiadomości, aby skontaktować się z nowym klientem, a nieformalnego w przypadku firmowej komunikacji wewnętrznej. Jeśli nadal masz wątpliwości i nie wiesz, który ton będzie właściwym wyborem, rzuć okiem na poniższe przykłady.
Ton nieformalny – Thanks for emailing me on 2nd January. („Dzięki za e-mail wysłany drugiego stycznia.”)
Ton formalny – Thank you for your email dated 2nd January. („Dziękuję za Twój e-mail z drugiego stycznia.”)
Ton nieformalny – Sorry, I can’t make it. („Przepraszam, nie uda mi się.”)
Ton formalny – I am afraid I will not be able to attend. („Obawiam się, że nie będę w stanie wziąć udziału.”)
Ton nieformalny – In answer to your question… („W odpowiedzi na Twoje pytanie…”)
Ton formalny – Regarding to your e-mail requesting for… („Odnośnie Twojego e-maila z prośbą o…)
Ton nieformalny – Can you…? („Czy możesz…?”)
Ton formalny – I was wondering, if you could….? („Zastanawiałem się, czy mógłbyś/mogłabyś…?)
Krok 2. Określ temat wiadomości
Temat wiadomości jest pierwszą rzeczą, którą dostrzega adresat wiadomości. Temat musi więc być krótki i powinien klarownie komunikować cel Twojego e-maila, tak, aby odbiorca nie pominął go w swojej skrzynce odbiorczej. Użyj słów kluczowych, które w kilku słowach wyjaśnią dokładnie to, o czym piszesz. Nie wystarczy wpisać w temacie niejasnych zwrotów, takich jak Quick question, czy Contacting you. Skup się na konkretnych i zrozumiałych sformułowaniach, które pozwolą szybko zidentyfikować rodzaj zawartości.
Przykłady:
Re: Summary of our meeting with ABC Suppliers. - Podsumowanie naszego spotkania z ABC Suppliers.
Damaged glass door on February 16th. - Zniszczone drzwi szklane z szesnastego lutego.
Your assistance needed with project for X Company. - Twoja pomoc potrzebna przy projekcie dla firmy X.
Krok 3. Wybierz powitanie
Formalne powitanie
Zastosowanie tytułu oraz nazwiska w formalnym powitaniu powinno być używane w stosunku do odbiorców, którzy nie są nam dobrze znani lub zajmują wyższą od nas pozycję. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail na adres, który nie ma przypisanej nazwy kontaktu, w miarę możliwości skorzystaj z nazwy działu lub zespołu (np. Dear Sales Department) lub użyj uniwersalnego Dear Sir or Madam. Ewentualnie, możesz skorzystać z bardzo formalnego powitania To Whom It May Concern.
Przykłady:
Dear Mr. Thompson,
Dear Ms. Obama,
Dear Sir or Madam:
Nieformalne powitanie
Korzystanie z imion (np. Hi Tom) jest odpowiednim rozwiązaniem, gdy spotkasz się z odbiorcą wiadomości regularnie i czujesz się komfortowo, używając jego imienia. Często są to współpracownicy lub klienci, których znasz i którzy wolą być nazywani po imieniu.
Przykłady:
Hello James,
Hi Sarah,
Good Morning Mike,
David,
Powitanie dla grup
Podczas pisania do grup, przeanalizuj Waszą wspólną relację. Jeśli jest to duża grupa osób, które dobrze znasz, możesz użyć czegoś bardziej nieformalnego, np. Hi all, Hi team or Hi everyone. Jeśli jest to mała grupa, możesz użyć imion odbiorców, np. Dear Simon, Damien and Mike. Jeśli jest to bardziej formalny e-mail, możesz użyć pozdrowienia, np. Dear Coworkers, Dear Colleagues or Dear Hiring Committee.
Krok 4. Pamiętaj o krótkim wprowadzeniu
Chociaż e-maile biznesowe powinny być zwięzłe, nie oznacza to, że powinniśmy pominąć wprowadzenie, istotne z grzecznościowego punktu widzenia. Niekiedy odbiorca wiadomości może Cię nie znać lub nie pamiętać. Jeśli piszesz do kogoś, z kim nie masz żadnego związku, np. do nowego klienta lub urzędnika państwowego, wyjaśnij zwięźle kim, jesteś i dlaczego postanowiłeś nawiązać kontakt. We wstępie do wiadomości, musisz podać kilka informacji o sobie, takich jak Twoje imię, czy pozycja w organizacji. Jeśli już wcześniej spotkałeś odbiorcę wiadomości, np. na branżowej konferencji, zacznij od komplementu lub uprzejmości. Przypomnij kim jesteś i napisz krótkie jedno lub dwa zdania, takie jak: We haven't spoken in a while. I hope you're well.
Przykłady:
My name is James Cohen. We met at the Global Marketing Conference in Sydney last April and discussed ways my company could help you get more clients. - Nazywam się James Cohen. Spotkaliśmy się w kwietniu na Globalnej Konferencji Marketingowej w Sydney i rozmawialiśmy na temat sposobów, dzięki którym moja firma mogłaby pomóc Ci zdobyć więcej klientów.
My name is Maggie Davidson from the HR Department at ServiceRadar, New York. I really enjoyed your presentation at the World Business Forum last week. Well done! - Nazywam się Maggie Davidson i pracuję w dziale HR w ServiceRadar w Nowym Jorku. Bardzo podobała mi się twoja prezentacja na Światowym Forum Biznesowym w minionym tygodniu. Dobra robota!
Krok 5. Określ cel wiadomości
Niezależnie od tego, czy intencją Twojej wiadomości jest dzielenie się informacjami z odbiorcą, czy też wręcz przeciwnie to Ty potrzebujesz czegoś od adresata, w e-mailu powinno znaleźć się krótkie i ogólne określenie celu nawiązania kontaktu. Zanim przejdziesz do głównej części wiadomości, zamieść jednozdaniowy zarys sytuacji, do której odnoszą się Twoje informacje lub prośba. To osadzi Twój e-mail w kontekście i odświeży pamięć odbiorcy.
Przykłady:
The reason I'm emailing is… - Powodem, dla którego piszę, jest...
I'm writing about… - Piszę w sprawie...
I'm writing to confirm… - Piszę, by potwierdzić...
I have 2 questions about… - Mam 2 pytania dotyczące...
I just wanted to remind you that… - Chciałam tylko przypomnieć Ci, że...
Krok 6. Korpus wiadomości
Po sformułowaniu klarownego celu wiadomości powinieneś przejść do właściwej części e-maila, w której wyeksponujesz więcej istotnych szczegółów. Mamy dla Was kilka ogólnych porad dotyczących tworzenia wiadomości biznesowych, które mogą zostać zastosowane w tej części e-maila.
- Bądź zwięzły: oszczędność w słowach jest niezwykle ważna w biznesie, ale także ułatwia pisanie i pozwala uniknąć błędów gramatycznych;
- Stosuj formy grzecznościowe: słowa, takie jak would czy could, świadczą o kulturze osobistej piszącego;
Unikaj niepotrzebnych informacji: trzymaj się ściśle wyznaczonego celu wiadomości i precyzyjnie formułuj zdania;
- Wyszczególnij załączniki: upewnij się, że e-mail zawiera listę załączników, które dodałeś do wiadomości. To da odbiorcy możliwość skontrolowania, czy wszystkie pliki dotarły do jego skrzynki odbiorczej;
- Bądź profesjonalny: Pamiętaj, aby przed wysłaniem wiadomości, sprawdzić poprawność treści pod względem gramatycznym i używać kursywy, pogrubienia tekstu lub kolorów tylko w razie potrzeby. Te małe detale czynią ogromną różnicę i mogą być czynnikiem który zadecyduje o tym, czy adresaci będą chcieli prowadzić z Tobą interesy.
Krok 7. Zakończ e-mail
Dobierz zamknięcie e-maila, które pasuje do tonu Twojej wiadomości. Jeśli oczekujesz odpowiedzi, zasygnalizuj to odbiorcy. Jeśli nie spodziewasz się odpowiedzi, podziękuj odbiorcy za jego czas i zasugeruj, gdzie może znaleźć dodatkowe informacje.
Przykłady:
I look forward to your feedback. - Czekam na Twoją opinię.
Thanks for your assistance. - Dziękuję z Twoją pomoc.
Please let me know if you have any questions. - Proszę dać mi znać, jeśli masz jakieś pytania.
I hope to hear from you soon. - Do usłyszenia wkrótce.
Zakończ wiadomość profesjonalnym podpisem z podstawowymi informacjami kontaktowymi. W wersji formalnej możesz użyć zwrotów takich, jak:
Sincerely - Z poważaniem
Cordially - Serdecznie
Respectfully - Z szacunkiem
Best regards- Z poważaniem
All the best - Wszystkiego najlepszego
Lub w wersji nieformalnej:
Regards - Pozdrowienia
Thanks- Dzięki
See you soon - Do zobaczenia wkrótce
Potrzebujesz lepiej znać angielski?
Chcesz dodatkowych wskazówek?
Dowiedz się jak uczymy i pobierz e-booka
