Wstęp
Na samym początku listu oczywiście znajduje się powitanie adresata, którego wszystkie dane i tytuły powinny zostać zapisane w lewym górnym rogu.
Tutaj mamy kilka możliwości zwracania się do osoby adresowanej, ponieważ istotna jest ilość informacji jakie posiadamy o konkretnym podmiocie. Zatem możemy używać:
Dear Sir/Madam – gdy nie znamy nazwiska adresata
Dear Mr. Smith/ Mrs. Madam – gdy znane są nazwiska adresatów, a kobieta jest zamężna
Dear Ms. Smith – gdy znane jest nazwisko, ale nie wiemy czy kobieta jest zamężna
Dear Mr. President – gdy zwracamy się do osoby z konkretnym tytułem
Dear Sirs – do większego grona odbiorców, których nie znamy osobiście
Następnie powinniśmy przedstawić siebie oraz swoje stanowisko, gdzie w dużym skrócie należy wyjaśnić ogólny cel kierowania naszej prośby, skargi czy też zalecenia w liście formalnym. Można również w tym fragmencie powołać się na konkretną sytuację, która miała miejsca lub osobę powiązaną z naszym tematem, by jak najlepiej wprowadzić odbiorcę w motyw naszego pisma.
We are writing to you regarding… - Piszemy do Państwa w sprawie…
We are writing in connection with... – Piszemy do Państwa w związku z…
Further to… - Nawiązując do…
I am writing to enquire about… - Piszę do Państwa z zapytaniem o…
I am writing to you on behalf of... – W imieniu Pana/Pani X, piszę do Państwa…
Rozwinięcie
W tym akapicie powinna zostać rozwinięta myśl z poprzedniej części listu, gdzie musimy już podać konkretne informacje związane z naszym tematem. Przykładowo składając propozycje pracy do danej firmy, trzeba odwołać się do ogłoszenia, które zostało udostępnione, a zatem zależy nam na uzyskaniu jak największej ilości wskazówek związanych z podjęciem pracy. Warto również zauważyć, że w poprzedniej części pisma, jak i w następnych nie występują żadne skrócone formy czasowników, kolokwialne zwroty ani tak zwane czasowniki frazalne, które nie pasują do formalnego charakteru listu.
I would be grateful if you could... – Będę wdzięczny, gdyby zechciał(a) Pan/Pani…
Would you be so kind as to… - Czy byłby Pan/Pani tak uprzejmy(a)…
We would appreciate it if you could send us more detailed information about… - Bylibyśmy bardzo wdzięczni, gdyby mógł Pan/Pani przesłać nam więcej informacji na temat…
We are interested in ... and we would like to know ... – Jesteśmy zainteresowani… i chcielibyśmy dowiedzieć się…
We carefully considered your proposal and… - Dokładnie przeanalizowaliśmy Państwa propozycję i…
We are sorry to inform you that… - Z przykrością informujemy, że…
Zakończenie
Ostatnim etapem pisania listu jest podsumowanie całości zawartej we wcześniejszym akapicie, gdzie jeszcze raz nakreślamy kierunek naszej prośby lub poinformowania w konkretnej sprawie. Co więcej, ważnym jest przedstawienie naszych oczekiwań względem stanowiska osoby, do której się zwracamy. Możemy zaznaczyć naszą nadzieję, przypuszczenia oraz własną opinię, które mogą mieć wpływ na decyzję ostateczną. Natomiast na samym końcu oczywiście żegnamy się i dziękujemy adresatowi za poświęcony czas, a także podpisujemy się własnym imieniem, nazwiskiem oraz ewentualnymi tytułami.
If we can be of any further assistance, please let us know. – W razie jakiejkolwiek potrzeby, proszę się z nami kontaktować.
I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible. - Będę bardzo wdzięczny za zapoznanie się ze sprawą tak szybko, jak to możliwe.
I look forward to the possibility of working together. – Liczę na możliwości rozpoczęcia współpracy.
Thanking you in advance… - Z góry dziękuję…
Thank you for your help in this matter. – Dziękuję za Pańską pomoc w tej sprawie.
Yours faithfully, - Z wyrazami szacunku, (gdy adresat nie jest nam znany)
Yours sincerely, - Z wyrazami szacunku, (gdy znamy adresata)
Potrzebujesz lepiej znać angielski?
