List formalny po angielsku. Jak napisać? Wzór i zwroty

Jak napisać list formalny po angielsku? Taka umiejętność przydaje się w pracy, podczas kontaktu z firmą lub instytucją, składania reklamacji, wysyłania zapytania czy przygotowywania oficjalnego e-maila. W formalnej korespondencji ważne są nie tylko poprawna gramatyka i słownictwo, ale również odpowiednie rozpoczęcie, uporządkowana treść i właściwe zakończenie. Zobacz, jak napisać list formalny po angielsku i poznaj zwroty, które możesz wykorzystać w oficjalnej korespondencji.

Jak napisać list formalny po angielsku?

List formalny powinien być przede wszystkim jasny, rzeczowy i uprzejmy. Już na początku odbiorca powinien wiedzieć, w jakiej sprawie się z nim kontaktujesz.

Najprostszy schemat listu formalnego po angielsku obejmuje:

• zwrot do adresata,
• wstęp i określenie celu wiadomości,
• rozwinięcie najważniejszych informacji,
• zakończenie z informacją, czego oczekujesz od odbiorcy,
• formalny zwrot kończący i podpis.

Ten schemat możesz wykorzystać zarówno podczas pisania tradycyjnego listu, jak i wielu formalnych wiadomości e-mail.

Jak rozpocząć list formalny po angielsku?

Sposób rozpoczęcia korespondencji zależy przede wszystkim od tego, czy znasz nazwisko osoby, do której piszesz.

Dear Sir or Madam, – gdy nie znasz nazwiska osoby, do której kierujesz wiadomość.

Dear Mr Smith, – gdy znasz nazwisko mężczyzny.

Dear Ms Smith, – gdy znasz nazwisko kobiety. Ms jest neutralną formą, która nie wskazuje stanu cywilnego.

Dear Dr Smith, – gdy zwracasz się do osoby posługującej się określonym tytułem.

Jeśli możesz ustalić nazwisko konkretnego odbiorcy, warto się nim posłużyć. Dzięki temu wiadomość jest bardziej bezpośrednia, a jednocześnie zachowuje formalny charakter.

Wstęp do listu formalnego po angielsku

Po zwrocie do adresata przejdź od razu do celu wiadomości. Nie potrzebujesz długiego wprowadzenia. Odbiorca powinien szybko zorientować się, dlaczego do niego piszesz.

Możesz wykorzystać następujące zwroty:

I am writing regarding... – Piszę w sprawie...

I am writing in connection with... – Piszę w związku z...

I am writing to enquire about... – Piszę z zapytaniem o...

I am writing to request... – Piszę z prośbą o...

I am writing to express my interest in... – Piszę, aby wyrazić zainteresowanie...

I am writing to complain about... – Piszę, aby złożyć skargę dotyczącą...

I am writing on behalf of... – Piszę w imieniu...

Further to... – Nawiązując do...

Rozwinięcie listu formalnego

W rozwinięciu przedstaw wszystkie informacje potrzebne odbiorcy do zrozumienia sprawy. Jeśli poruszasz kilka kwestii, podziel tekst na krótkie akapity. Każdy z nich powinien dotyczyć jednego głównego zagadnienia.

W zależności od celu wiadomości możesz poprosić o dodatkowe informacje, przedstawić problem, odpowiedzieć na propozycję albo wyjaśnić swoją sytuację.

Jak grzecznie poprosić o informację?

I would be grateful if you could... – Będę wdzięczny/a, jeśli mógłby Pan / mogłaby Pani...

Would you be so kind as to...? – Czy byłby Pan / byłaby Pani tak uprzejmy/a, aby...?

Could you please provide more information about...? – Czy może Pan/Pani przekazać więcej informacji na temat...?

We would appreciate it if you could send us more detailed information about... – Bylibyśmy wdzięczni za przesłanie bardziej szczegółowych informacji na temat...

We are interested in... and would like to know... – Jesteśmy zainteresowani... i chcielibyśmy dowiedzieć się...

Jak przekazać formalną informację?

We have carefully considered your proposal and... – Dokładnie przeanalizowaliśmy Państwa propozycję i...

We are pleased to inform you that... – Z przyjemnością informujemy, że...

We are sorry to inform you that... – Z przykrością informujemy, że...

Please note that... – Prosimy zwrócić uwagę, że...

We would like to confirm that... – Chcielibyśmy potwierdzić, że...

Jakiego języka używać w formalnym liście?

Formalny styl nie oznacza, że każde zdanie musi brzmieć bardzo oficjalnie. Najważniejsze są uprzejmość, precyzja i dopasowanie języka do sytuacji.

W bardzo formalnej korespondencji warto unikać nadmiernie potocznych wyrażeń, slangu i skrótów typowych dla prywatnych wiadomości. Pełne formy, takie jak I am zamiast I'm czy we would zamiast we'd, mogą pomóc zachować bardziej formalny ton.

Nie oznacza to jednak, że każdy czasownik frazalny jest błędem. Współczesny angielski biznesowy powinien przede wszystkim brzmieć naturalnie i profesjonalnie.

Jak zakończyć list formalny po angielsku?

W ostatnim akapicie możesz przypomnieć, czego oczekujesz od odbiorcy, poprosić o odpowiedź albo podziękować za pomoc. Nie musisz ponownie streszczać całej wiadomości.

Przydatne zwroty:

I look forward to hearing from you. – Czekam na odpowiedź.

I would be grateful if you could look into this matter. – Będę wdzięczny/a za zajęcie się tą sprawą.

If you require any further information, please let me know. – Jeśli potrzebują Państwo dodatkowych informacji, proszę o kontakt.

Please do not hesitate to contact me if you have any questions. – W razie pytań proszę o kontakt.

Thank you for your assistance in this matter. – Dziękuję za pomoc w tej sprawie.

Thank you in advance for your help. – Z góry dziękuję za pomoc.

I look forward to the possibility of working together. – Liczę na możliwość współpracy.

Yours sincerely czy Yours faithfully?

W brytyjskim angielskim tradycyjna zasada jest prosta:

• Yours sincerely, stosujemy, gdy znamy nazwisko adresata i rozpoczęliśmy wiadomość na przykład od Dear Mr Smith lub Dear Ms Smith,
• Yours faithfully, stosujemy, gdy nie znamy nazwiska adresata i rozpoczynamy wiadomość od Dear Sir or Madam.

W korespondencji biznesowej spotkasz również zakończenia takie jak Kind regards lub Best regards. Są powszechne szczególnie w wiadomościach e-mail i mają mniej oficjalny charakter niż tradycyjne zakończenia formalnego listu.

List formalny a e-mail formalny po angielsku

Dziś wiele sytuacji, które dawniej wymagały tradycyjnego listu, załatwiamy przez e-mail. Podstawowe zasady pozostają jednak podobne. Wiadomość powinna mieć odpowiedni zwrot do odbiorcy, jasno określony cel, uporządkowaną treść i właściwe zakończenie.

W e-mailu warto również zadbać o konkretny temat wiadomości. Zamiast ogólnego Hello czy Question lepiej użyć tematu, który od razu informuje odbiorcę o sprawie, na przykład:

• Request for information
• Meeting request
• Application for...
• Complaint regarding...
• Enquiry about...

Przykład listu formalnego po angielsku

Najczęstsze błędy w liście formalnym po angielsku

Przed wysłaniem wiadomości sprawdź nie tylko gramatykę i pisownię. Zwróć uwagę również na styl i konstrukcję całego tekstu.

• brak jasnego celu wiadomości na początku,
• zbyt długie i skomplikowane zdania,
• używanie potocznego języka lub slangu,
• brak podziału dłuższej wiadomości na akapity,
• nieodpowiedni zwrot do adresata,
• brak informacji o tym, czego oczekujesz od odbiorcy,
• niedopasowanie zakończenia do sposobu rozpoczęcia listu,
• wysyłanie wiadomości bez sprawdzenia błędów językowych.

List formalny po angielsku. Co warto zapamiętać?

Dobry list formalny powinien być jasny, konkretny, uprzejmy i odpowiednio uporządkowany. Już w pierwszym akapicie określ cel wiadomości, w rozwinięciu przedstaw najważniejsze informacje, a na końcu napisz, czego oczekujesz od odbiorcy.

Warto też zapamiętać kilka uniwersalnych konstrukcji, takich jak I am writing to..., I would be grateful if you could... czy I look forward to hearing from you. Przydadzą Ci się zarówno w tradycyjnym liście, jak i w formalnej korespondencji mailowej.

Chcesz poznać więcej wyrażeń przydatnych w codziennej komunikacji? Zobacz nasze przydatne zwroty po angielsku.